Webサイトの更新を仕組み化する｜中小企業向け更新スケジュールと管理方法

Webサイトを公開した後、会社情報やサービス内容、お知らせなどを定期的に見直していますか？

Webサイトは公開したら終わりではありません。会社の事業内容やサービス、営業時間、問い合わせ先などは、時間の経過とともに変わることがあります。掲載情報が実態と合わなくなると、訪問者に誤った情報を伝えてしまう可能性もあります。

一方で、Web担当者がいない企業や、ほかの業務と兼任している担当者にとって、Webサイトの更新を継続することは簡単ではありません。

「何を更新すればよいかわからない」「気づいたときには情報が古くなっている」「更新作業が特定の担当者に集中している」といった課題を抱えている企業もあるでしょう。

こうした問題を解決するには、更新作業を思いついたときに行うのではなく、あらかじめ対象や時期、担当者を決めておくことが重要です。

この記事では、中小企業が無理なくWebサイトの更新を続けるために、更新対象の整理方法や優先順位の付け方、スケジュールの作成方法、管理の仕組みについて解説します。

1. Webサイトの更新を計画的に管理する必要性

Webサイトの更新というと、新しいお知らせやコラムを公開することをイメージするかもしれません。

しかし、Webサイトの運用で必要な更新は、それだけではありません。

例えば、次のような情報も定期的な確認が必要です。

• 会社概要や所在地、営業時間
• サービス内容や対応範囲
• 料金やプラン
• スタッフや代表者の情報
• 制作実績や導入事例
• 問い合わせ先や受付方法
• お知らせやコラム
• 掲載している画像やリンク

これらの情報は、会社の事業やサービスの変更に合わせて見直す必要があります。

更新計画がない場合、変更があったときに対応を忘れたり、担当者によって確認する内容や頻度にばらつきが生じたりする可能性があります。

更新回数よりも情報の正確性を重視する

Webサイトを継続的に更新することは大切ですが、更新回数を増やすことだけが目的になってはいけません。

例えば、特に変更がない会社概要を毎月書き換える必要はありません。一方で、料金やサービス内容に変更があった場合は、できるだけ早く正確な情報へ更新する必要があります。

重要なのは、すべてのページを同じ頻度で更新することではなく、それぞれの情報に適した確認時期を決めておくことです。

更新計画を作ることで、必要な情報を適切なタイミングで見直しやすくなります。

2. まずは更新が必要なページを一覧にする

更新計画を作る最初のステップは、自社Webサイトにどのようなページがあるのかを整理することです。

ページの一覧がなければ、どこを確認すべきか判断しづらく、更新漏れが発生する原因にもなります。

まずは、Webサイト内の主要なページを洗い出してみましょう。

主な更新対象の例

ページ・情報	確認する内容	見直しのタイミング
トップページ	サービスや事業内容、掲載情報	事業変更時・定期確認
会社概要	所在地、電話番号、代表者など	変更時
サービス紹介	内容、対応範囲、提供条件	変更時・定期確認
料金・プラン	価格、プラン、追加費用	変更時
制作実績・事例	掲載内容、実績の追加	新しい実績ができたとき
お問い合わせ	フォーム、連絡先、受付方法	定期確認・変更時
お知らせ	営業日、休業日、サービス変更	必要に応じて
コラム	内容の正確性、情報の鮮度	情報の変更時・定期確認

この表はあくまで一般的な例です。実際には、自社のWebサイトの構成や事業内容に合わせて整理してください。

ページだけでなく、掲載情報も確認する

同じページの中でも、更新が必要になる情報は異なります。

例えば、会社概要ページであれば、所在地や電話番号だけでなく、代表者名や事業内容なども確認対象になります。

また、トップページに掲載しているキャンペーンやサービスの案内が、すでに終了していないかも確認しておきたいポイントです。

ページ単位で一覧を作った後、確認する情報を具体的に書き出しておくと、担当者が変わっても作業を進めやすくなります。

3. 更新する内容に優先順位を付ける

Webサイトのすべてのページを一度に見直すのは、担当者の負担が大きくなります。

特に、Web担当者がほかの業務と兼任している企業では、更新作業に十分な時間を確保できないこともあるでしょう。

そのため、更新する内容に優先順位を付けて、重要なものから対応することが大切です。

優先順位を判断する3つの視点

更新する内容を判断するときは、次の3つの視点を参考にしてください。

① 正確性に問題がないか

料金や営業時間、所在地、サービス内容など、実態と異なる情報が掲載されていないか確認します。

特に、問い合わせや契約、来店などの判断に影響する情報は優先的に見直しましょう。

② 訪問者に影響があるか

古い情報によって、訪問者が誤解したり、必要な情報を見つけられなくなったりしないかを考えます。

例えば、終了したサービスが掲載されたままになっている場合、問い合わせ後の認識違いにつながる可能性があります。

③ 対応を急ぐ必要があるか

情報の変更が決まっている場合や、誤った情報が掲載されている場合は、定期更新の予定を待たずに対応する必要があります。

優先順位の管理例

優先度	対応する内容	対応の考え方
高	料金・連絡先・営業時間の誤り	早めに修正します
高	終了したサービスや誤った案内	速やかに確認・修正します
中	サービス紹介や実績の見直し	計画に沿って対応します
中	よくある質問や案内の追加	問い合わせ内容を参考に検討します
低	デザインの細かな調整	必要性を確認して対応します

優先順位は、会社の業種やWebサイトの目的によって異なります。

例えば、営業時間や予約情報が重要な事業者であれば、これらの情報の確認を特に優先する必要があります。

また、緊急性の高い修正は、月次の更新予定にかかわらず対応できるようにしておきましょう。

4. 月単位・年単位で更新スケジュールを作る

更新対象と優先順位が整理できたら、次は実際のスケジュールを作ります。

最初から細かい計画を立てる必要はありません。担当者が無理なく対応できる範囲で、月単位や年単位の予定を決めていきましょう。

月単位の更新スケジュール例

中小企業で取り入れやすい、月ごとの確認例を紹介します。

時期	確認・更新する内容
毎月初め	お知らせや営業日、掲載情報の確認
毎月中旬	問い合わせフォームやリンクの動作確認
毎月末	更新履歴の記録、翌月の作業確認

このスケジュールは一例です。毎月すべての作業を実施する必要はありません。

例えば、問い合わせフォームのテスト送信を毎月行うか、四半期ごとに行うかは、サイトの重要度や問い合わせ件数、運用体制などを踏まえて決めます。

年単位の更新スケジュール例

月単位の確認に加えて、年に数回、Webサイト全体を見直す機会を設ける方法もあります。

時期	主な確認内容
1月〜3月	会社概要、サービス内容、料金などの確認
4月〜6月	実績・事例、スタッフ情報などの見直し
7月〜9月	サイト内リンク、問い合わせ導線、掲載情報の確認
10月〜12月	年間の更新履歴を振り返り、翌年の計画を作成

年度の切り替わりや決算時期など、自社の業務に合わせて設定すると管理しやすくなります。

ただし、料金やサービス内容などに変更があった場合は、予定時期を待たずに更新してください。

更新計画は小さく始める

更新計画を作るときに注意したいのは、最初から予定を詰め込みすぎないことです。

例えば、毎週コラムを公開する、毎月すべてのページを確認するなど、実際の業務量に合わない計画を立てると、継続が難しくなります。

まずは、次のような小さな取り組みから始めてみましょう。

• 毎月1回、主要ページの情報を確認する
• 変更があった情報は速やかに更新する
• 3か月に1回、サイト全体を見直す
• 年に1回、翌年の更新計画を作る

運用を続けながら、必要に応じて確認頻度や作業内容を調整していくことが大切です。

5. 更新履歴と担当者を管理する

更新計画を作っても、誰がいつ対応するのかが決まっていなければ、実際の作業につながらないことがあります。

また、更新した内容や日付が記録されていないと、次に確認するときに、いつ何を変更したのか把握しづらくなります。

そのため、更新作業では担当者と履歴を管理する仕組みを用意しましょう。

管理表に記録しておきたい項目

更新管理表には、次のような項目を設けると便利です。

項目	記録する内容
対象ページ	更新するページの名称
更新内容	何を確認・変更するのか
担当者	作業を担当する人
確認期限	いつまでに確認するのか
対応状況	未着手・確認中・完了など
更新日	実際に更新した日
備考	修正内容や確認事項

このような管理表があれば、作業の進捗や対応漏れを把握しやすくなります。

管理ツールは使いやすいものを選ぶ

更新管理のために、特別なシステムを導入する必要はありません。

例えば、次のようなツールでも管理できます。

• Excel
• Googleスプレッドシート
• 社内のタスク管理ツール
• プロジェクト管理サービス

大切なのは、担当者が簡単に確認・更新でき、関係者が必要な情報を共有できることです。

複雑な管理表を作っても、入力や確認に時間がかかると運用が続かなくなる可能性があります。

最初は必要最低限の項目だけにして、運用しながら改善していくとよいでしょう。

担当者が変わっても対応できる状態にする

Webサイトの更新が特定の担当者に集中している場合、その人が異動や退職をすると、更新作業が止まってしまう可能性があります。

こうした状態を防ぐには、次のような情報を社内で共有しておくことが重要です。

• Webサイトの管理者と更新担当者
• 更新作業の手順
• 利用しているCMSやサービス
• 外部の制作会社や保守会社の連絡先
• 緊急時の対応方法

特に、WordPressなどのCMSを利用している場合は、管理者アカウントや更新権限の管理にも注意が必要です。

6. 社内で対応できない場合は外部委託も検討する

Webサイトの更新は、必ずしも社内だけで対応する必要はありません。

Web担当者がいない企業や、ほかの業務が忙しく更新作業に時間を割けない企業では、外部の専門事業者に一部の作業を依頼する方法もあります。

外部委託を検討したいケース

例えば、次のような状況では、外部のサポートを活用することが選択肢になります。

• WordPressの操作や更新方法がわからない
• ページの修正に時間がかかる
• 更新作業を担当できる人がいない
• サイトの不具合や表示崩れに対応できない
• 定期的な情報確認や更新を継続できない

依頼する作業範囲を整理する

外部委託を検討するときは、何を依頼したいのかを事前に整理しておきましょう。

依頼内容	作業の例
情報更新	会社概要、料金、サービス内容などの修正
コンテンツ更新	お知らせやコラムの掲載
WordPress管理	本体・テーマ・プラグインの更新作業
表示確認	ページの表示崩れやリンクの確認
運用相談	更新計画や改善内容の相談

依頼する範囲によって費用や対応内容は異なります。

また、Webサイトの更新作業と、WordPressの保守・セキュリティ管理は別の業務として扱われる場合があります。契約前に、対応範囲や作業頻度、緊急時の対応、費用などを確認しておきましょう。

社内ですべてを抱え込まず、必要な作業だけを外部に任せることも、継続的なWeb運用を実現する方法の一つです。

7. 自社で使えるWebサイト更新管理チェックリスト

ここまで紹介した内容をもとに、更新計画を作る際に確認したい項目をまとめました。

まずは、すべてを一度に実施するのではなく、対応できるところから始めてみましょう。

更新対象の整理

• Webサイト内の主要ページを一覧にしている
• 会社概要や連絡先を確認している
• サービス内容や料金を確認している
• お知らせやコラムの掲載内容を確認している
• 問い合わせ先やフォームを確認している

更新計画の作成

• 更新する内容に優先順位を付けている
• 月単位の確認予定を決めている
• 年単位の見直し予定を決めている
• 緊急性の高い変更は予定を待たずに対応できる
• 担当者が無理なく対応できる作業量になっている

更新作業の管理

• 更新担当者が決まっている
• 確認期限や対応状況を管理している
• 更新した日付や内容を記録している
• 作業手順や管理情報を社内で共有している
• 担当者が変わっても作業を引き継げる

定期的な振り返り

• 更新計画どおりに作業できているか確認している
• 古い情報や不要なページが残っていないか確認している
• 更新頻度や作業内容を必要に応じて見直している
• 社内で対応が難しい作業を整理している

このチェックリストを社内で共有し、定期的に確認するだけでも、更新漏れや作業の属人化を防ぎやすくなります。

まとめ｜Webサイトの更新は無理なく続けられる仕組みづくりから

Webサイトを継続的に運用するには、更新作業を担当者の記憶やその場の判断だけに任せないことが大切です。

まずは更新するページや情報を整理し、重要度に応じて優先順位を付けましょう。

そのうえで、月単位・年単位の更新計画を作り、担当者や対応状況、更新履歴を管理できるようにすると、作業を継続しやすくなります。

今回紹介したポイントを整理すると、次のとおりです。

• 更新対象となるページや情報を一覧にする
• 情報の正確性や訪問者への影響を考えて優先順位を付ける
• 自社の業務に合わせて月単位・年単位の計画を作る
• 担当者や更新履歴を管理する
• 無理のない作業量から始め、必要に応じて計画を見直す
• 社内で対応できない作業は外部委託も検討する

Webサイトの更新は、回数を増やすことだけが目的ではありません。訪問者に正確な情報を届け、安心して利用できる状態を維持することが重要です。

まずは自社サイトの主要ページを確認し、次に見直すべき内容を一つ決めるところから始めてみましょう。

Webサイトの更新や継続的な運用にお困りではありませんか？

「更新したいけれど、何から手を付ければよいかわからない」
「担当者がいないため、更新作業が止まっている」
「WordPressの更新や管理まで手が回らない」

このようなお悩みがあれば、Webサイトの現状や運用体制を整理することから始めてみましょう。

North Riverでは、Webサイトの更新・保守・改善など、公開後の継続的な運用をサポートしています。

社内にWeb担当者がいない場合や、更新作業を効率化したい場合も、お気軽にご相談ください。

Webのことを、社外から支える。North RiverがWebサイトの運用をお手伝いします。